Privacy verklaring

Naar voorbeeld van de bond van volkstuinders
https://www.bondvanvolkstuinders.nl/bestanden/2018-04-19privacystatement.pdf

Algemeen
De volkstuinvereniging vindt het belangrijk om u te informeren hoe er met uw persoonsgegevens wordt omgegaan en waarvoor deze worden gebruikt. De vereniging informeert u hierbij over uw rechten hierin. Uw privacy wordt door de vereniging serieus genomen en hanteert daartoe een strikt privacybeleid. De vereniging gebruikt met betrekking tot de privacy de volgende uitgangspunten:

  1. de vereniging verwerkt uw persoonsgegevens wanneer hiervoor een wettelijke grondslag is. De relevante wettelijke grondslagen zijn: toestemming, overeenkomst en gerechtvaardigd
    belang.
  2. De vereniging gaat zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie en neemt alle redelijke
    voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.
  3. De vereniging houdt zich strikt aan de Wet bescherming persoonsgegevens, de Algemene
    Verordening Gegevensbescherming en andere wetgeving omtrent de verwerking van
    persoonsgegevens.

U kunt ons helpen door op kopieën van documenten, gegevens die wij niet nodig hebben,
onleesbaar te maken. Maak in elk geval uw burgerservicenummer (BSN) onleesbaar.

Hieronder wordt aangegeven hoe wij omgaan met uw gegevens.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
De vereniging heeft uw persoonsgegevens nodig voor de volgende doeleinden:

  • bijhouden van de ledenadministratie
  • uitvoeren van de gebruiksovereenkomsten
  • het berekenen en vastleggen van de financiële verplichtingen
  • het doen van betalingen
  • het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van die vorderingen)
  • het behandelen van klachten
  • het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil
  • het doen uitoefenen van een accountantscontrole
  • de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Bent u geïnteresseerd in een volkstuin dan moet u zich als aspirant-lid bij de vereniging inschrijven. Dan hebben wij de navolgende persoonsgegevens van u nodig:

  • naam
  • voornamen
  • voorletters
  • titulatuur
  • geslacht
  • geboortedatum
  • adres
  • postcode
  • woonplaats
  • telefoonnummer
  • soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het e-mailadres)
  • alsmede het bankrekeningnummer van de geïnteresseerde.

Wanneer aan u een volkstuin ter beschikking wordt gesteld en u lid wordt van onze vereniging,
hebben wij de volgende persoonsgegevens u nodig:

  • de bij het vorige punt genoemde gegevens van het aspirant-lid, alsmede eventuele partner
  • uw aspirant-lidmaatschapsnummer
  • gegevens voor het doen van betalingen
  • gegevens voor het innen van vorderingen
  • gegevens voor het onderbouwen van rechtsvorderingen
  • andere dan hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van
    een andere wet.

Wanneer u lid van onze vereniging bent, kan het nodig zijn dat wij ook bijzondere persoonsgegevens en/of gegevens van gevoelige aard van u verwerken:

  • medische gegevens, specifiek ten behoeve van het uitvoeren van vrijwilligerswerk
  • gegevens over overlast en/of agressie, inclusief bewijsstukken
  • gegevens over crimineel en/of hinderlijk gedrag.

De vereniging verwerkt deze gegevens uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren
en/of handhaven van de overeenkomst tot ter beschikking stellen van de volkstuin.
Daarnaast kan de vereniging deze gegevens verwerken als dat gerechtvaardigd en noodzakelijk is om de belangen van de vereniging te behartigen en/of de veiligheid van medewerkers,
volkstuinders, andere leden en/of ingeschakelde derden te waarborgen. De verwerking van
deze gegevens vindt plaats binnen de wettelijke kaders en zal niet meer persoonsgegevens
omvatten dan strikt noodzakelijk is.

Website
De vereniging gebruikt uw naam, initialen en tuinnummer op de website om u op de hoogte te stellen van de zaterdagochtend dienstrooster.

Op de website van de vereniging worden bezoekgegevens bijgehouden. Hierbij kan het IP-adres van uw computer worden geregistreerd en worden gebruikt voor statische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website.

Bewaartermijnen
De vereniging bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor verwerking van uw gegevens. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Wanneer de termijnen verstreken zijn worden uw gegevens door de vereniging vernietigd.

Uw rechten
Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met het bestuur. U heeft daarbij altijd het recht om:

  • een kopie van uw gegevens die bij ons bekend zijn in te zien
  • uw gegevens door ons te laten corrigeren, bijwerken of verwijderen.

Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt controleren en/of beïnvloeden daadwerkelijk van u zijn. Wij behandelen uw aanvraag binnen vier weken.

Wijzigingen van privacy verklaring
De vereniging behoudt zich het recht voor om het privacystatement te wijzigen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, raden wij u aan om regelmatig dit statement door te nemen.

Contact
Heet u vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacystatement, dan kunt u contact
opnemen met het bestuur. Als u een klacht heeft over de verwerking van de persoonsgegevens dan kunt u uw klacht per mail melden via secretaris@vtvdekrommeelleboog.nl.

Zwaag, juli 2018